Постановки задач - модель SMART

Постановки задач – модель SMART

Что позволит сделать так, чтобы план был воплощен именно в том виде, в каком вам хочется? Как достичь цели максимально легко и эффективно? Как сделать так, чтобы любая цель приводила к результату?

В этом нам поможет одна из функций менеджмента CRM-системы Bria Professional – организация деятельности, а если быть точным – организовывание. Эта функция управления включает в себя три подфункции:

1. Определение задач и порядка их выполнения;
2. Определение исполнителей;
3. Постановка задач исполнителям.

Давайте рассмотрим эти подфункции более подробно. Чтобы двигаться дальше, сформулируйте сейчас задачу, которую вы недавно ставили себе или сотруднику, и запишите ее. А сейчас предлагаем пройти первую и самую простую проверку задачи на понятность. Задайте себе вопрос: если бы формулировка данной задачи попала в руки к первому встречному человеку на улице, который не знает ни вас, ни вашу задумку, смог бы он понять, что там написано? И смог бы он получить ровно тот же результат, который вы ставите перед собой?

Если вы ответили на оба вопроса положительно, то это просто отличный результат. Если же хотя бы на один из них вы ответили отрицательно, то предлагаем обратиться к критериям SMART, которые помогут сделать любую задачу или цель не только понятнее, но и проще для реализации.

Модель SMART подразумевает пять критериев, которым должна соответствовать любая задача. Это конкретность, измеримость, достижимость, сопоставимость и ограниченность во времени. Давайте разберем каждый пункт:

1. Конкретность. В каждой задаче должно быть максимально понятно, что необходимо сделать, какие действия необходимо совершить, что и как будет происходить. Если в задаче есть какие-то вопросы или дополнения, они должны быть оговорены при постановке или обдуманы заранее.

2. Измеримость. Здесь вы должны ответить: как я пойму, что достиг именно того результата, которого хотел? Задача может выражаться в разных критериях: деньгах, штуках, килограммах, документах… Когда мы на стадии контроля будем проверять, выполнена ли цель полностью, частично или вообще не выполнена, именно по критерию измеримости мы сможем это понять.

3. Достижимость. Она определяется, как правило, двумя способами: во-первых, эта задача уже могла выполняться, поэтому вы сами или сотрудники имеют возможность справиться с ней вновь. Во-вторых, есть все ресурсы, чтобы ее выполнить.

4. Сопоставимость. Сопоставима задача может быть как с внутренними целями сотрудника (если мы поручаем ее подчиненному), так и с целями более высокого порядка, в которых она фигурирует. Это могут быть цели отдела, компании, страны и так далее.

5. Ограниченность во времени. Те временные ограничения, которые мы часто применяем (к пятнице, до весны), не являются конкретными. SMART подразумевает, что должно быть определено точное время и конкретная дата, когда будет достигнут результат по этой задаче. Только тогда можно будет понимать, в какой же конкретно точке времени мы будем сверять результаты и контролировать уровень достижения цели.

Приведем два примера постановки задач по SMART. Первая из них будет рабочая, вторая – личная. Например, руководитель поручил вам проект по работе с новым программным обеспечением. В рамках проекта вам необходимо протестировать это ПО и до полудня четверга предоставить руководителю отчет по той форме, которую он отправил вам на почту.

Если разбирать эту задачу, то можно увидеть в ней конкретику (тестирование определенной программы, заполнение отчета по определенной форме), измеримость (руководитель должен получить конкретный отчет), достижимость (если вам поручили эту задачу, то предполагается, что вам известны способы тестирования таких ПО), сопоставимость (тестирование программы необходимо для внедрения и отлаженной ее работы в компании), временное ограничение (до 12:00 этого четверга).

Каким образом можно сформулировать личную цель по SMART? Допустим, вы хотите начать каждое утро пробегать три километра по району. Это будет конкретика. Если говорить об измеримости, то эти 3 километра вы будете отслеживать по GPS-трекеру на смартфоне. Если говорить о достижимости, то поскольку вы уже достаточно долго занимаетесь в спортивном зале, где регулярно пробегаете эту дистанцию, то высока вероятность, что вы справитесь с этой задачей и на открытом воздухе.

Если говорить о сопоставимости, то эта цель для вас важна, чтобы поддерживать себя в форме. Кроме того, это сопоставимо с корпоративной культурой вашей компании, в которой ценится здоровье и подтянутость. Что касается временных ограничений, то вы решили делать это ежедневно, чтобы к 1 июля сего года в 10:00 вы могли осознать, что у вас уже есть сорок пробежек, которые делались ежедневно без единого перерыва.

Таким образом, мы получаем не просто задачу, которая поставлена красивыми, витиеватыми формулировками, а задачу, которая понятна и достаточно легко выполнима. Необязательно формулировать цель красиво и в одном предложении. Это может быть хоть десять предложений, которые точно характеризуют то, чего вы хотите достичь. Четко сформулированная задача – это залог успешного результата.

Предлагаем вам выполнить задание: вам будет представлены две задачи, в которых необходимо будет определить, какие критерии из SMART соблюдены, а каких не хватает:

1. Преподаватель вам говорит: «Завтра экзамен у вашей группы, а у тебя сейчас есть свободное время. Ключ на вахте, займись подготовкой пятой аудитории. Она должна быть готова сегодня к 20:00».

2. Руководитель вам написал по почте: «Собери все заполненные формы об ознакомлении с приказом №21/08-01 со всех сотрудников (12 человек) своего отдела, передай их моему секретарю. При отсутствии секретаря оставь их у нее на столе с пометкой названия отдела».

Идем дальше. Очень часто от руководителя можно услышать такие высказывания: «Мои подчиненные ничего не умеют делать. Я для них планирую, стараюсь, ставлю им задачи, но они все равно дают не тот результат» или «Я не могу с ними работать, потому что они никогда не понимают того, что я им говорю».

Если начать разбираться в проблемах этих ситуаций, то дело, скорее всего, будет не в том, что подчиненные некомпетентны и не могут выполнить какую-то возложенную на них задачу, а в том, каким образом эта задача поставлена. От того, насколько точно и конкретно сформулирована задача для подчиненных или самого себя (если речь идет о личной цели), напрямую зависит качество ее выполнения.

Сейчас мы рассмотрим один из алгоритмов постановки задач. Он включает четыре этапа:

1. Поставить задачу по SMART. Здесь надо соблюсти все пять критериев, которые вам уже знакомы.

2. Проверить понимание задачи. Когда вы ставите задачу самому себе, проверка понимания происходит автоматически. Но если вы поручаете дело другому человеку, то следует убедиться, что он понял задачу точно так, как вы ее хотели донести до него.

3. Обсудить ресурсы. Надо проговорить, какими ресурсами мы уже располагаем, а какие требуется привлечь.

4. Расставить точки контроля. С контролем важно определиться уже на том этапе, когда задача только ставится.

Выполните, пожалуйста, следующее задание: вспомните ситуацию, когда вы ставили задачу коллегам, друзьям, подчиненным или лично себе в CRM-системе, но она не была выполнена.

Теперь предлагаем вам переформулировать эту задачу согласно SMART и смоделировать то, как бы мог происходить процесс постановки задачи в соответствии с только что описанным четырехэтапным алгоритмом.

Облачная система CRM - Bria Professional, в тест на 7 дней - бесплатно!

Закажите в тест CRM Bria


Офис компании

Адрес:
603162, Россия
Нижний Новгород
ул. Академика Сахарова, 4
Bria

 

Часы работы:
Понедельник—пятница: 8:00–17:00
Суббота и воскресенье: выходные

 

Телефоны:
+7 (804) 555-11-50, бесплатный по России
+7 (831) 228-00-07, г. Нижний Новгород
+7 (495) 777-77-28, г. Москва
+7 (812) 701-0-100,  г. Санкт-петербург