Планировщик в CRM - тайм-менеджмент

Планировщик в CRM – тайм-менеджмент

Многие люди под тайм-менеджментом понимают управление временем, но, к сожалению, это невозможно. Мы не можем управлять временем с той точки зрения, что у нас не получится сделать его больше или меньше. В сутках всегда будет 24 часа, и этого не изменить.

Также мы не можем управлять увеличением своего рабочего времени, поскольку мы будем терять эффективность. Организм человека устроен таким образом, что он эффективно работает только восемь часов. Поэтому восьмичасовой рабочий день не просто так является сегодня стандартом почти во всех странах.

Можно сделать вывод, что мы можем лишь эффективно распределять время, но не управлять им. Это важно для понимания и последующей работы в этом направлении. Человек может управлять собой как личным ресурсом. Мы должны эффективно расставлять акценты при планировании своего дня. Именно тогда мы добиваемся повышенных результатов и получаем максимальную отдачу от своего ограниченного времени.

Начать планировать вы можете в планировщике Bria CRM с горизонта в год (календарный или временной). После этого необходимо разделить годичную цель на месячные цели. Вы должны выставить четкие критерии, чтобы знать, успешно ли вы продвигаетесь вперед. Важным моментом является то, что цель нельзя достичь частично. Вы должны качественно давать себе обратную связь, признавая, что цель не достигнута. Только тогда у вас сохранится потенциал развития и совершенствования.

После того как вы расставили ежемесячные цели, необходимо планировать каждый свой день, исходя из того, что достижение каждой ежедневной цели приводит вас к достижению месячной цели. А выполнение месячных целей должно привести вас к выполнению годичной цели.

Именно так происходит эффективное планирование в CRM-системе Bria Professional. А успешное достижение целей позволит вам получать удовлетворение от своей работы, бизнеса и жизни в целом. Если вы научитесь эффективно распределять время, то станете эффективным, успешным и богатым человеком. Может быть, даже знаменитым, если вам того хочется.

Также необходимо уметь распределять свои задачи по степени важности и срочности. Для этого специально придуман квадрат (матрица) Эйзенхауэра – достаточно распространенная вещь в тайм-менеджменте. Квадрат дает вам возможность определить, насколько задача является для вас важной или не важной, а также срочной или не срочной. Если объединить эти два параметра, то мы получим четыре элемента матрицы:

1. Дела важные и срочные.
2. Задачи важные, но не слишком срочные.
3. Дела срочные, но не особо важные.
4. Задачи, не являющиеся ни срочными, ни важными.

1. Важно+Срочно

Горящие проекты, разрешение кризисов, проблемы со здоровьем, экстренные ситуации.

3. Срочно+Неважно

Совещания, внезапные посетители, некоторые звонки, общественная деятельность.

2. Важно+Не срочно

Все приоритетные задачи и проекты, на выполнение которых еще достаточно времени.

4. Не срочно+Неважно

Развлечения, пожиратели времени, некоторые письма, рутинная работа. Избегать дела, записанные здесь.

Когда вы все свои дела и задачи распределите по соответствующим квадрантам матрицы, вы будете понимать необходимость и срочность выполнения каждой задачи. С точки зрения тайм-менеджмента идеальной ситуацией является следующая: у вас должно быть как можно больше важных и несрочных дел, а важных и срочных – как можно меньше.

Если у вас большинство задач оказались в квадранте №1, значит, вы делаете большое количество важной и нужной работы, но при этом неправильно планируете свое время. Проще говоря, вы все делаете в последний момент. В этом случае часто страдает качество работы.

Стремитесь выполнять задачи тогда, когда они еще не стали срочными. Например, вы являетесь руководителем какого-то отдела, который обязан ежегодно составлять план работы своего подразделения в CRM-системе на следующий год. Этот документ должен быть готов к концу текущего года. Но вам следует распланировать свое время таким образом, чтобы вы это делали не 31 декабря, а, допустим, в ноябре. К этому времени у вас уже будет достаточное количество информации, чтобы наполнить план адекватным содержанием, а сама задача еще не стала срочной. В декабре же можно будет вносить кое-какие изменения и дополнения в CRM-систему, если ситуация за это время поменяется.

Еще одно правило работы с матрицей Эйзенхауэра звучит так: несрочные и неважные дела (квадрант №4) вообще не нужно выполнять. Разумеется, вы должны правильно определить, какие именно дела туда отправить. Как это сделать? Если та или иная задача ведет вас к достижению какой-либо из ваших целей, то эта задача считается важной. Оцените все дела, которые у вас попали в четвертый квадрант, по данному критерию. И если вы видите, что ранее ошиблись, то перенесите задачу в другую зону матрицы.

Практика показывает, что использование планировщика в CRM-системе дает человеку до 20% дополнительного времени, которое раньше расходовалось неэффективно. Вы должны «жить» только в первых трех квадрантах матрицы, причем в квадранте №3 вам нужно проводить больше всего времени (дела важные, но не очень срочные). Это даст вам максимальную эффективность в вашей работе.

Помните про закон Парето: 20% действий приносят 80% результата. Важно выполнять свои задачи постоянно: если вы уже взялись что-то делать, то надо это делать каждый день. Например, если вы решили, что личное планирование – это важный инструмент повышения вашей эффективности, то не бросайте эту деятельность на полпути и не делайте в ней перерывов. Ведь если вы пропустите какое-то важное дело, то вполне может оказаться, что именно эта работа входила в те 20% дел, которые дают 80% эффекта. Не стоит рисковать и ставить под угрозу достижение общего результата.

Облачная система CRM - Bria Professional, в тест на 7 дней - бесплатно!

Закажите в тест CRM Bria


Офис компании

Адрес:
603162, Россия
Нижний Новгород
ул. Академика Сахарова, 4
Bria

 

Часы работы:
Понедельник—пятница: 8:00–17:00
Суббота и воскресенье: выходные

 

Телефоны:
+7 (804) 555-11-50, бесплатный по России
+7 (831) 228-00-07, г. Нижний Новгород
+7 (495) 777-77-28, г. Москва
+7 (812) 701-0-100,  г. Санкт-петербург